Personalmanagement

Personalmanagement-Software deckt Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung für das Praxisteam ab, in einigen Fällen auch die Personalgewinnung.

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Was Personalmanagement-Software abdeckt

Die Kategorie vereint zwei verwandte, aber eigenständige Aufgaben. Die erste ist der laufende Betrieb: Dienstplanungstools erstellen den Schichtplan, verwalten Urlaub, Krankheit und Vertretungen und erfassen die Arbeitszeit digital statt auf Stundenzetteln oder an der Pinnwand. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 ist die systematische Arbeitszeiterfassung eine Arbeitgeberpflicht, auch in der Arztpraxis. Den aktuellen Plan und den eigenen Stundenstand sieht jeder im Team am eigenen Handy, und fällt jemand aus, bieten die Kollegen die Schicht untereinander an, statt dass die Praxisleitung telefonisch Ersatz sucht.

Die zweite Aufgabe ist die Personalgewinnung, und ihr Druck ist belegt: Rund 40 Prozent der Medizinischen Fachangestellten denken mehrmals im Monat daran, den Beruf zu verlassen (Hochschule Fresenius für die Felix Burda Stiftung 2024, n über 1.200), und 15 Prozent der Praxen haben ihr Leistungsangebot bereits eingeschränkt, weil Personal fehlt (Zi, n=5.424). Recruiting-Produkte dieser Kategorie übernehmen Stellenausschreibung und Bewerbermanagement oder vermitteln kurzfristige Vertretungen.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Klären Sie zuerst, welche der beiden Aufgaben Sie lösen wollen, denn die meisten Produkte sind auf eine davon spezialisiert. Bei der Dienstplanung liegt der größte Unterschied darin, ob die Software den fertigen Plan aus Bedarf, Verträgen und Wünschen selbst errechnet oder ihn nur übersichtlicher darstellt. Nur im ersten Fall wird die Planung tatsächlich kürzer. Prüfen Sie außerdem, wie gestempelt wird: über ein gemeinsames Gerät am Empfang oder nur über das private Smartphone der Mitarbeiter, was im Team Diskussionen auslösen kann. Nützlich im Alltag sind Warnungen, wenn ein Planentwurf Ruhezeiten oder das Arbeitszeitgesetz verletzen würde, und die Überwachung ablaufender Nachweise wie Röntgenschein oder Erste-Hilfe-Kurs. Bei der Personalgewinnung zählt die Reichweite, also ob eine Anzeige automatisch auf mehreren Portalen erscheint, und ob der Anbieter bei kurzfristigem Ausfall eine Vertretung vermitteln kann.

Woran sich die Produkte unterscheiden

Nach genau diesen Kriterien lässt sich der Vergleich filtern.

Die Software erstellt den fertigen Dienstplan selbst, statt ihn Schicht für Schicht zusammenklicken zu lassenSie geben Bedarf, Verträge und Wünsche einmal ein, die Software rechnet daraus einen kompletten Monatsplan. Ohne diese Funktion bleibt die Planung Handarbeit — die Software macht sie nur übersichtlicher, nicht kürzer.
Stempeln am gemeinsamen Gerät in der Praxis (PIN, Chip, Fingerabdruck)Das Team stempelt an einem festen Gerät am Empfang mit Chip, PIN oder Fingerabdruck — nicht jede MFA muss dafür ihr privates Handy benutzen. Das vermeidet Diskussionen über private Geräte und macht das Stempeln verlässlicher.
Mitarbeitende tauschen Schichten untereinander oder übernehmen freie SchichtenFällt jemand aus, bieten Kolleginnen die Schicht selbst untereinander an oder übernehmen eine offene Schicht per App. Die Praxisleitung genehmigt nur noch, statt jeden Ausfall selbst zu telefonieren.
Warnung beim Planen bei Verstoß gegen Ruhezeiten oder ArbeitszeitgesetzBeim Eintragen einer Schicht meldet sich die Software, wenn zwischen zwei Diensten zu wenig Ruhezeit liegt oder die Wochenarbeitszeit überschritten wird. Das verhindert Pläne, die im Nachhinein korrigiert werden müssen.
Qualifikationen und Pflichtnachweise werden mit Ablauffristen überwachtDie Software weiß, wer welchen Nachweis hat — Röntgenschein, Hygienebeauftragte, Erste Hilfe — und lässt Schichten nur mit passender Qualifikation besetzen. Läuft ein Nachweis ab, fällt es vor der Planung auf und nicht bei der Prüfung.
Digitale Personalakte mit Verträgen und DokumentenArbeitsverträge, Nachweise und Lohnscheine liegen digital beim jeweiligen Mitarbeitenden statt im Ordner im Chefzimmer. Bei Prüfungen oder Kündigungen ist alles an einer Stelle auffindbar.
Lohn- und Gehaltsabrechnung als Dienstleistung zubuchbarDie Praxis kann die monatliche Lohnabrechnung beim selben Anbieter mitbeauftragen, statt sie selbst zu machen oder an den Steuerberater zu geben. Erfasste Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten fließen dann direkt in die Abrechnung.
Stellenanzeige läuft automatisch auf mehreren PortalenSie schreiben die Stelle einmal und der Anbieter veröffentlicht sie selbstständig auf mehreren Jobbörsen und in sozialen Netzwerken. Ohne das erreicht Ihre Anzeige nur die Besucher der einen Plattform.
Zeitarbeit / kurzfristige Vertretung vermittelbarBei kurzfristigem Ausfall stellt der Anbieter eine Kraft für Tage oder Wochen zur Verfügung, ohne dass Sie jemanden fest einstellen. Sinnvoll für Krankheits- und Urlaubsvertretung, teurer als eine Festanstellung.

Grundfunktionen dieser Kategorie

Diese Funktionen hat jedes Produkt der Kategorie. Sie taugen nicht zur Unterscheidung.

Dienst- und Schichtplanung für das Praxisteam
Arbeitszeiterfassung (Kommen, Gehen, Überstunden)
Urlaubs- und Abwesenheitskonto mit Antrag und Genehmigung
Mitarbeiter-App: Plan, Stunden und Abwesenheiten am eigenen Smartphone
Erfasste Stunden lassen sich für die Lohnabrechnung exportieren

Anbieter in dieser Kategorie

Alle 5 Produkte der Kategorie, dargestellt wie im Katalog.

Häufige Fragen

Übernimmt die Software auch die Lohnabrechnung?

In der Regel nicht. Üblich ist ein Export: Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten gehen als Datei an das Steuerbüro oder die Lohnbuchhaltung. Einzelne Anbieter bieten die Lohnabrechnung als zubuchbare Dienstleistung an.

Hilft Personalmanagement-Software gegen den Personalmangel?

Sie schafft keine Bewerber. Recruiting-Produkte erhöhen die Reichweite einer Ausschreibung und beschleunigen das Bewerbermanagement, Zeitarbeit überbrückt Ausfälle. Die Dienstplanung wirkt an anderer Stelle: Sie macht Arbeitszeiten planbarer und verlässlicher für das vorhandene Team.

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