Praxisverwaltungssystem

Alle Bereiche eines PVS arbeiten auf demselben Datenbestand. Kalender, Abrechnung und Dokumentation zeigen nur verschiedene Ausschnitte davon: Was an einer Stelle eingetragen wird, steht sofort überall zur Verfügung, und niemand erfasst dieselbe Angabe zweimal.

Nach außen ist das PVS an die Telematikinfrastruktur (TI) angebunden, das geschützte Datennetz des deutschen Gesundheitswesens. Über diese Verbindung liest die Praxis die Versichertenkarte ein, befüllt die elektronische Patientenakte, verschickt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und stellt E-Rezepte aus. Nachrichten an andere Praxen laufen verschlüsselt über den Dienst KIM, und am Quartalsende geht die gesammelte Abrechnung an die Kassenärztliche Vereinigung. Wie störanfällig diese Anbindung im Alltag ist, zeigt das PraxisBarometer Digitalisierung 2025: Nur 7 Prozent der Praxen blieben in einem Zeitraum von zwei Monaten ohne TI-Störung.

Was ein PVS können muss, ist geregelt. Für die Abrechnung braucht es eine Zulassung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung, und seit Anfang 2026 prüft die gematik zusätzlich in einer Konformitätsbewertung, ob das System die gemeinsamen Standards der TI einhält. Über die Bedienbarkeit sagen beide Prüfungen nichts aus. Und fertig ist ein PVS nie: Die Kassenärztliche Bundesvereinigung veröffentlicht jedes Quartal neue Abrechnungs- und Kassendaten, die das System mit dem Quartalsupdate übernehmen muss, bevor die nächste Abrechnung ansteht.

Ein PVS lässt sich auf drei Arten betreiben. Der Unterschied liegt weniger im Programm als darin, wo es läuft und wer es betreibt. Bei der klassischen Installation läuft es auf einem Server in der Praxis: Backup, Updates und Absicherung übernimmt die Praxis mit ihrem IT-Dienstleister. Beim gehosteten Betrieb steht derselbe Server im Rechenzentrum eines Anbieters. Auf den Praxisrechnern bleibt nur ein kleines Zugangsprogramm, das Bildschirm und Eingaben überträgt, das PVS selbst ist dort nicht mehr installiert. Für das Team fühlt sich das an wie vorher, rechtlich gilt dieses Modell aber bereits als Cloud. Echte Cloudsysteme betreibt der Anbieter zentral für alle Praxen zugleich, geöffnet werden sie in der Regel im Browser, ohne Installation in der Praxis.

Viele Praxen halten den Server im eigenen Haus für die sicherste Lösung. Ganz so einfach ist es nicht. Wer lokal betreibt, muss Verschlüsselung, Datensicherung und den Wiederanlauf nach einem Ausfall selbst organisieren. Und wer in die Cloud will, muss eine gesetzliche Voraussetzung erfüllen: Seit Juli 2025 verlangt § 393 SGB V für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten ein aktuelles C5-Testat. Dahinter steht eine unabhängige Prüfung nach dem Cloud-Sicherheitskatalog des BSI, der Bundesbehörde für IT-Sicherheit. Vorweisen muss dieses Testat die Anwendung selbst, nicht nur das Rechenzentrum, in dem sie läuft.

Im Praxisalltag zeigen sich die Unterschiede an drei Stellen: bei der Anbindung eines zweiten Standorts, beim Verhalten während eines Internetausfalls und bei der Frage, wer die Quartalsupdates einspielt.

Eine Schnittstelle ist eine Vereinbarung darüber, in welchem Format zwei Systeme Daten austauschen. Besteht sie, übernimmt das PVS einen online gebuchten Termin von selbst in den Kalender. Fehlt sie, überträgt jemand aus dem Team die Angaben von Hand.

Ein Teil der Schnittstellen ist vorgeschrieben und deshalb in jedem zugelassenen System vorhanden: die Abrechnungsschnittstelle zur Kassenärztlichen Vereinigung (KVDT), die Anbindung von Laboren (LDT) und Medizingeräten (GDT) sowie die Archiv- und Wechselschnittstelle nach § 371 SGB V, über die eine Praxis ihre Daten mitnehmen kann. Alles Weitere ist freiwillig. Ob ein Online-Terminkalender oder eine KI-Dokumentation andocken darf, entscheidet der Hersteller des PVS. Manche legen ihre Schnittstellen offen, andere arbeiten mit festen Partnerlisten und lassen sich den Zugang bezahlen. Das ist selten eine technische Grenze, meist eine geschäftliche.

Ob eine Anbindung den Alltag wirklich trägt, hängt an zwei Eigenschaften. Der Austausch muss in beide Richtungen laufen, damit eine Absage aus dem PVS auch im Terminkalender ankommt. Und er muss zeitnah laufen, denn ein Abgleich, der nur einmal pro Nacht stattfindet, hilft bei Terminen nicht weiter.

Beim Wechsel des Systems kommen Stammdaten, Diagnosen und strukturiert erfasste Dokumentation zuverlässig mit, denn was das alte System in Datenfelder geschrieben hat, kann das neue in dieselben Felder übernehmen. Schwieriger sind Scans, Bilder, selbst angelegte Formulare und die Abrechnungshistorie. Ein eingescannter Arztbrief ist für die Software nur ein Bild, dessen Inhalt sie nicht lesen kann. Für die Übernahme gibt es zwei Wege: das ältere Austauschformat BDT, das fast jedes System schreiben und lesen kann, und die Archiv- und Wechselschnittstelle aus § 371 SGB V. Die entscheidende Frage ist deshalb nicht, ob die Daten ankommen, sondern in welcher Form: als durchsuchbare Akte beim jeweiligen Patienten oder als Stapel von Dateien, den im Alltag niemand mehr öffnet.

Vor der Kündigung des alten Vertrags sollten vier Punkte geklärt sein. Der alte Anbieter bestätigt schriftlich, welche Daten er in welchem Format exportiert. Die Praxis sichert sich Lesezugriff auf das Altsystem, auch lizenzrechtlich, denn Patientendaten müssen zehn Jahre aufbewahrt werden und der Vertrag endet meist früher. Der Umstieg fällt nicht auf einen Quartalswechsel, weil sonst Installation und Abrechnungsabgabe auf dieselben Tage treffen. Und neben Kündigungsfrist und Übernahmegebühr gehört eine Testmigration mit echten Daten aus der Praxis in den Vertrag, denn erst an ihr zeigt sich, was tatsächlich ankommt.

Nach der Unterschrift entscheidet die Vorbereitung. Für die Umstellung gehört ein Ausfalltag ins Terminbuch, das Team wird vorher geschult, und die häufigsten Handgriffe werden in der Demoversion durchgespielt. In den ersten zwei Wochen arbeitet die Praxis langsamer als vorher. Das ist bei jedem Systemwechsel so und spricht nicht gegen die Entscheidung.